Lựa chọn sai cách quản lý đơn hàng online dẫn đến tình trạng giao hàng không đúng, chậm trễ, làm mất uy tín của doanh nghiệp. Vậy phải làm sao để khâu quản lý đơn hàng trở nên thuận lợi, nhanh chóng? Cùng theo dõi 5 cách quản lý bán hàng online hiệu quả, tối ưu doanh thu sau đây nhé!
1. Tìm hiểu về việc quản lý đơn hàng online
Đơn hàng online đến từ việc đặt hàng của khách hàng thông qua các trang thương mại điện tử (Shopee, Lazada, Tiki) và mạng xã hội (Facebook, Instagram, Zalo). Theo đó, đơn hàng online sẽ thể hiện đầy đủ thông tin về khách hàng và sản phẩm giao nhận.
Khi nhận được đơn hàng online từ khách, doanh nghiệp cần tiến hành quản lý đơn hàng. Quá trình này bao gồm các công việc như kiểm soát số lượng hàng hóa, kiểm tra thông tin khách hàng, đảm bảo không bỏ sót đơn hàng, liên hệ với đối tác vận chuyển… Nhờ đó, quá trình vận chuyển hàng đến tay khách diễn ra nhanh chóng, chuẩn xác, giúp gia tăng mức độ hài lòng của khách hàng với doanh nghiệp.
2. Quy trình quản lý đơn hàng online đúng chuẩn
Ngay khi tiếp nhận thông tin đặt hàng từ khách, quy trình quản lý đơn hàng cần được doanh nghiệp thực hiện liền mạch qua các bước sau:
Bước 1: Nhận đơn hàng từ khách hàng
Đây là giai đoạn khi khách đã đặt hàng và đợi doanh nghiệp tiếp nhận thông tin cũng như xác nhận đơn hàng. Sau đó, thông tin đặt hàng sẽ được chuyển đến kho hàng để nhân viên thực hiện bước chuẩn bị đơn hàng gửi đến khách.
Bước 2: Xử lý đơn hàng
Ở bước này, doanh nghiệp cần hoàn thành đơn đặt hàng của khách. Trong đó bao gồm 2 bước sau:
- Lấy hàng và đóng gói: Nhân viên cần lựa chọn chính xác mặt hàng và số lượng yêu cầu trong đơn hàng, sau đó tiến hành đóng gói sản phẩm. Tiếp đến, nhân viên lập phiếu xuất kho và giao cho đơn vị vận chuyển.
- Vận chuyển: Nhân viên vận chuyển tiến hành dán nhãn vận chuyển kèm theo hóa đơn của đơn hàng. Sau đó, nhân viên gửi mail xác nhận giao hàng và thông tin theo dõi đơn hàng cho khách.
Bước 3: Thực hiện quy trình sau bán hàng
Đây là bước quan trọng nhằm tăng tỷ lệ mua lại của khách hàng. Theo đó, sau khi có xác nhận vận chuyển hàng thành công, doanh nghiệp liên hệ với khách hàng để nhận phản hồi. Đồng thời, bạn cũng cần giải quyết các trường hợp khách không hài lòng trả lại hàng và thực hiện hoàn tiền.
3. TOP 5 cách quản lý đơn hàng online hiệu quả nhất hiện nay
Sau đây là những cách quản lý đơn hàng giúp gia tăng tỷ lệ đặt hàng, tối ưu doanh thu hiệu quả nhất hiện nay:
3.1. Ứng dụng phần mềm quản lý đơn hàng online chuyên nghiệp
Phần mềm quản lý đơn hàng online chuyên nghiệp được sử dụng rộng rãi nhờ mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp:
- Giúp quy trình bán hàng trở nên thuận lợi, hạn chế tối đa sai sót.
- Tiết kiệm thời gian, chi phí nhân công cho doanh nghiệp.
- Quản lý vận chuyển đơn hàng nhanh chóng, tiết kiệm.
- Cải thiện dịch vụ chăm sóc khách hàng.
- Tích hợp báo cáo kinh doanh chi tiết.
3.2. Lập file theo dõi đơn hàng
Mã đơn hàng được bên vận chuyển cung cấp cho từng đơn hàng. Lập file mã của các đơn hàng giúp bạn kiểm tra đơn hàng dễ dàng và chủ động hơn trong việc liên hệ với bên vận chuyển nếu có sai sót phát sinh. Ngoài ra, việc này cũng giúp bạn thông báo kịp thời đến khách hàng và giải quyết nhanh chóng nếu xảy ra sự cố bất ngờ.
3.3. Nắm chắc nguyên tắc nhập trước, xuất sau
Nhiều doanh nghiệp thường bỏ sót những đơn hàng cũ của khách hàng vì mắc sai lỗi trong quá trình nhập liệu. Nguyên nhân chủ yếu gây ra tình trạng này là do chưa có hệ thống nhập xuất đơn hàng chuyên nghiệp. Do đó, để đảm bảo thực hiện đúng nguyên tắc nhập trước – xuất sau, doanh nghiệp cần lựa chọn phần mềm quản lý đơn hàng online thông minh, phù hợp.
3.4. Quản lý tồn kho cẩn thận
Quản lý hàng tồn kho là bước không thể thiếu để kiểm soát tình hình hàng hóa. Cách tốt nhất để quản lý hàng tồn kho là sử dụng ứng dụng quản lý đơn hàng tích hợp tính năng đồng bộ dữ liệu, tự động chuyển tiếp thông tin đến bộ phận kho.
3.5. Hợp tác với đơn vị giao hàng uy tín
Lựa chọn đơn vị giao hàng uy tín, có mức giá cạnh tranh giúp hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trở nên hiệu quả hơn. Ngoài ra, việc hợp tác với đối tác vận chuyển uy tín thể hiện sự chuyên nghiệp, tận tâm của doanh nghiệp khi phục vụ khách hàng. Điều này củng cố sự hài lòng của khách hàng và tăng khả năng quay lại mua hàng.
4. Quản lý đơn hàng online – cần chú ý gì để không mắc sai lầm?
Để quản lý đơn hàng online hiệu quả, bạn cần chú ý tránh mắc những sai lầm phổ biến như sau:
- Quản lý đơn hàng thủ công (xử lý thông tin trên Excel, sổ sách) dễ nhầm lẫn, thiếu sót, dẫn đến thất thoát doanh thu.
- Không quản lý chính xác hàng tồn kho khiến quá trình giao hàng chậm trễ, để lại ấn tượng không tốt với khách hàng.
- Không nắm rõ quá trình xuất nhập hàng dẫn đến tình trạng hàng tồn quá lâu trong kho bị giảm chất lượng, hết hạn sử dụng (như các mặt hàng thuốc men, thực phẩm, hàng điện tử…)
- Phân loại hàng hóa không khoa học khiến việc xử lý đơn hàng mất thời gian, dễ gây nhầm lẫn, dẫn đến giao hàng không đúng hẹn.
Trên đây là những cách quản lý đơn hàng online được đánh giá cao, trong đó sử dụng ứng dụng quản lý đơn hàng là giải pháp được tin dùng rộng rãi. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn lựa chọn được cách quản lý đơn hàng phù hợp, mang tới hiệu quả tối ưu cho hoạt động kinh doanh, cũng như góp phần gia tăng doanh thu và lợi nhuận.
Nguồn Haravan
Những khóa học tại First & One giúp bạn marketing hiệu quả:
Ưu đãi học phí, áp dụng tới hết 31/12/2022.
- Ưu đãi 50% học phí dành cho Sinh viên/Mới tốt nghiệp các trường Đại học, Cao Đẳng, THCN.
- Ưu đãi 30% học phí cho học viên đăng ký theo nhóm từ 3 người trở lên.
- Ưu đãi 40% học phí cho công ty đăng ký cho nhân viên học tập từ 5 người trở lên.
