Những mẫu tin nhắn vắng mặt khi triển khai digital marketing khá hữu ích khi bạn không ở tại nơi làm việc trong thời gian dài. Nó sẽ giúp đồng nghiệp của bạn biết khi nào cần phản hồi hoặc liên hệ với ai khi bạn vắng mặt và thường được coi là quy tắc làm việc thích hợp cho các kỳ nghỉ, nghỉ ốm và các trường hợp vắng mặt dài ngày khác.
Tin nhắn vắng mặt là gì?
Tin nhắn vắng mặt là một email phản hồi tự động các tin nhắn gửi đến cho bạn khi bạn đang trong một kỳ nghỉ tương đối dài.
Những thông báo này giúp bạn đảm bảo được chu trình làm việc diễn ra suôn sẻ cho đến khi bạn quay lại, nếu không, mọi người có thể hiểu sai cách khi bạn không phản hồi.
Có khá nhiều loại tin nhắn vắng mặt tự động cho các kênh tin nhắn văn bản, cuộc gọi, nhưng email (kênh giao tiếp kinh doanh hàng đầu) chắc hẳn là kênh tiêu chuẩn cho các mẫu tin nhắn vắng mặt.
Hướng dẫn viết các mẫu tin nhắn vắng mặt hiệu quả
1. Hãy cá nhân hóa
Với một đợt vắng mặt dài hạn, có thể do yếu tố cá nhân. Đừng tránh né mà hãy chia sẻ những gì bạn đang làm một cách thẳng thắn, từ đó mọi người có thể biết được bạn đang làm gì, ở đâu, khi nào quay lại…
2. Chọn một thư báo trả lời tự động trong Gmail
Khi bạn sử dụng email, việc viết một đoạn văn bản khi bạn không có mặt tại văn phòng khá dễ dàng. Gmail cung cấp cho bạn các tùy chọn, vì vậy bạn có thể chọn nhiều loại thư báo phù hợp với nhu cầu bản thân khi không có mặt tại nơi làm việc.
Ví dụ: Trong nội dung email hãy viết:
“Cảm ơn vì lá thư của bạn. Hiện tại, tôi không có mặt tại văn phòng làm việc từ … (ngày) đến… (ngày) và tôi sẽ trả lời các email theo thứ tự tôi nhận được sau khi quay trở về. Đối với những trường hợp khẩn cấp, hãy liên hệ với tôi (thông tin liên hệ khẩn cấp). Cảm ơn bạn đã thông cảm!”
3. Xác định thời điểm có thể mong đợi phản hồi
Các tin nhắn từ văn phòng có thể khó đối với một chủ doanh nghiệp nhỏ. Có thể không có ai khác có thể bao quát hoặc đưa ra câu trả lời cho một số câu hỏi nhất định, vì vậy hãy đảm bảo thông báo vắng mặt của bạn bao gồm thời điểm họ có thể mong đợi phản hồi. Miễn là bạn đặt đúng kỳ vọng về thời gian phản hồi, mọi người thường sẽ hiểu rằng họ sẽ không nhận được phản hồi ngay lập tức
4. Nội dung ngắn gọn và rõ ràng
Tuyệt đối đừng để tin nhắn của bạn dài dòng, khó hiểu. Hãy thẳng thắn với những thông báo bạn muốn đưa ra đảm bảo tính mạch lạch, rõ ràng và ngắn gọn. Bạn không cần phải tạo những yếu tố vui nhộn hay lập dị vào tin nhắn vắng mặt của mình.
5. Thêm giá trị cho tin nhắn
Tôn trọng thời gian của mọi người bằng cách tăng giá trị cho thông điệp của bạn.
Ví dụ: Sau khi cho họ biết bạn sẽ không có mặt tại văn phòng, hãy thêm danh sách các hoạt động bạn đã học được để giảm căng thẳng. Như các công thức nấu ăn mới nhất của bạn hay chia sẻ một liên kết đến cuốn sách yêu thích của bạn.
Bằng việc thêm những thông tin hữu dụng, có thể giúp họ cảm thấy tôt hơn một chút khi phải chờ đợi phản hồi từ bạn.
6. Chú ý đến cấu trúc văn bản
Cho dù nội dung của bạn có chuyên nghiệp và sáng tạo đến đâu cũng như cấu trúc email với bố cục chuyên nghiệp đến đâu, nếu một lỗi ngữ pháp nào đó xuất hiện trong nội dung, nó sẽ tự động mất hết uy tín.
Hầu hết các doanh nhân chuyên nghiệp chú ý đến các chi tiết, vì vậy bạn nên viết tất cả các email của mình không mắc bất kỳ lỗi ngữ pháp nào nếu bạn muốn tạo ấn tượng.
Nguồn Tenten
Những khóa học tại First & One giúp bạn marketing hiệu quả:
Ưu đãi học phí, áp dụng tới hết 31/12/2022.
- Ưu đãi 50% học phí dành cho Sinh viên/Mới tốt nghiệp các trường Đại học, Cao Đẳng, THCN.
- Ưu đãi 30% học phí cho học viên đăng ký theo nhóm từ 3 người trở lên.
- Ưu đãi 40% học phí cho công ty đăng ký cho nhân viên học tập từ 5 người trở lên
